Die 1820 in Ulm gegründeten Wieland-Werke AG sind heute ein weltweit führender Anbieter von Halbfabrikaten aus Kupfer und Kupferlegierungen. Das Unternehmen mit 7.000 Mitarbeitern an 65 Standorten auf drei Kontinenten, steht für außerordentliche Metallkompetenz, ein breitgefächertes Produktportfolio und effektive, zukunftsorientierte Services. Eine moderne, schnelle Rechnungslegung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für einen international aufgestellten Konzern. Kurzfristig sollte daher ein neues System für die Konzernrechnungslegung eingeführt und um eine Segmentberichterstattung erweitert werden.
Der bisherige schwerfällige Prozess, bei dem mit hohem manuellem Aufwand viele, eigentlich monatlich benötigte Berichte nur einmal im Jahr bereitgestellt wurden, sollte abgelöst werden. Kurz: „Wir wollten einen schnelleren Konzernabschluss, wir wollten neue Gesellschaften aus unserer Akquisitionsstrategie schnell einbinden können, wir wollten Excel-Prozesse abschaffen“, bringt es Bernhard Strauch, Vice President Finance, Operations and Corporate Accounting, auf den Punkt. Die Nachvollziehbarkeit sei mit Excel einfach nicht im erforderlichen Maß gegeben gewesen. „Ein weiterer Aspekt war, dass wir das interne und externe Berichtswesen, sprich „Controlling und Accounting“, integrieren wollten“, so Strauch weiter.
Bewährte Lösung überzeugt
Dadurch wurde eine Ablösung des bisherigen Systems erforderlich, da es sich nicht kurzfristig anpassen ließ. Der Vorteil eines Unternehmens wie Wieland sei hier die Tatsache gewesen, dass die Entscheidungswege sehr kurz sind. „Im Prinzip haben wir uns das Problem angeschaut und dann innerhalb von zehn Tagen in Abstimmung mit dem Vorstand und dem Aufsichtsrat die Entscheidung getroffen, das System abzulösen“, so Strauch.
Die Entscheidung fiel auf die Software FCRS (Financial Consolidation and Reporting Software) des französischen Anbieters CEGID, die auf der Softwaretechnologie von Oracle basiert. Zur Umsetzung wurde das Beratungsunternehmen DATA MART Consulting mit Sitz in Hamburg und Neu-Isenburg ins Boot geholt. Das Unternehmen wurde 1997 gegründet und kann auf umfangreiche und fundierte Erfahrung mit FCRS verweisen.
„Ich bin überzeugt, dass es nur wenige Berater gibt, die so gut konsolidieren können wie die Kollegen bei DATA MART. Vom fachlichen und technischen Know-how her ist DATA MART einfach viel stärker als die meisten anderen Beratungsunternehmen, die das erst seit viel kürzerer Zeit machen“
Bernhard Strauch, Vice President Finance, Operations and Corporate Accounting
„Nicht zuletzt kenne ich DATA MART bereits gut aus einer früheren Position, in der ich mit dem damaligen Unternehmen mehrere Auswahlprozesse für Konsolidierungssoftware durchgeführt hatte und bei denen FCRS als Sieger hervorgegangen war“, berichtet Strauch, „und aus meiner Sicht hat sich hier in den letzten Jahren nichts geändert.“ Daher wurden auch keine anderen Lösungen getestet, wie Strauch betont. „Eines der größten Pharmaunternehmen weltweit, das einen der schnellsten Abschlüsse der Welt macht, verwendet das System. Da kann es eigentlich nur am User liegen und nicht am System, wenn irgendetwas nicht funktioniert“, ist er überzeugt.
Rasante Umsetzung
Der Zeitplan war ehrgeizig – und wurde eingehalten: Das Projekt startete am 10. Oktober und war tatsächlich nur drei Monate später – am 10. Januar des folgenden Jahres – abgeschlossen.
„Das System war implementiert, zwei Perioden waren konsolidiert und die entsprechenden Monatsberichte konnten aus FCRS erstellt und an den Vorstand verschickt werden. Das heißt, wir haben quasi innerhalb von drei Monaten ca. 70 Gesellschaften in drei Kontinenten – Europa, Asien und Nordamerika – angebunden“, berichtet Strauch nicht ohne Stolz. Aus seiner Sicht ist diese Schnelligkeit auch der wesentliche Punkt an dem Projekt. „Angesichts der Größenordnung des Unternehmens in drei Monaten global eine Konsolidierungssoftware einzuführen – ich bezweifle, dass man das noch einmal so finden würde.“ Ein Aspekt, der entscheidend zu dieser Geschwindigkeit beigetragen hat, ist seines Erachtens die Tatsache, dass die Software Templates zur Verfügung stellt, auf denen aufgebaut werden konnte. Es musste also nicht alles neu entwickelt werden, sondern man konnte auf eine vollständige Konsolidierungsfunktionalität zurückgreifen, die sofort eins zu eins nutzbar war.
Heute werden die Berichts-Packages direkt bei den Tochtergesellschaften validiert. „Das ist ein entscheidender Vorteil, da wir bei Unternehmensakquisitionen die neuen Gesellschaften ganz einfach einbinden können. Wir brauchen dazu keine Unterstützung durch die IT-Abteilung, sondern können das grundsätzlich alles selbst machen“, so Strauch weiter. Ist- und Plan-Zahlen werden über das System flächendeckend für den ganzen Konzern erfasst und dienen als Basis für alle Reports für den Vorstand und den Aufsichtsrat sowie für die monatlichen Managementreports.
Sehr hilfreich sei bei der Umsetzung auch gewesen, dass die Berater von DATA MART angesichts der kurzen Frist remote gearbeitet haben. „Dank der Remote-Anbindung mussten sie nicht immer vor Ort sein, sondern konnten uns auch von einem anderen Standort bzw. zu anderen Zeiten unterstützen“, so Strauch.
Feedback durchweg positiv
Zur Einführung wurden die Mitarbeiter intensiv geschult. In allen Regionen wurde zeitgleich ein zweitägiger Einführungsworkshop durchgeführt, zu dem ergänzende Trainingsvideos hinzukamen. „Ähnlich wie YouTube-Videos können diese individuell im Intranet abgerufen werden. Dann kann jeder ganz in Ruhe anschauen, was wann wo und wie zu machen ist. Weil die Software so einfach zu bedienen ist, ist man auf diese Weise relativ rasch selbstständig unterwegs. Wenn man heute nachfragt, ist das Feedback durchweg positiv, obwohl die Einführung für die Mitarbeiter natürlich eine große Umstellung war“, berichtet Strauch.
Nach dem Start des Systems im Januar wurde es noch im gleichen Jahr um Budgeterfassung und -konsolidierung erweitert. „Im Frühsommer konnten wir schon die erste Budgetrunde über das System abbilden. Es ist natürlich ein Vorteil, dass es voll integriert ist, das heißt, wir können Daten in derselben Struktur mit derselben Logik auch direkt für die Tochtergesellschaften bereitstellen. Selbstverständlich haben wir das System inzwischen auch erweitert. Wir wickeln heute die gesamte latente Steuerberechnungen darüber ab, haben den Cashflow automatisiert und werden gegebenenfalls eine CAPEX-Planung umsetzen, das ist allerdings noch nicht definiert“, so Strauch weiter.
Inhalte statt Strukturen und Prozesse diskutieren
Insgesamt ist Strauch mit den Ergebnissen zufrieden: „Wir sind schneller geworden und können bessere zeitnahe Informationen als Entscheidungsgrundlage für den Vorstand bereitstellen. Dieser kann somit gezielter handeln und bei Bedarf schnell gegensteuern.“ Als großen Vorteil hebt er die Vergleichbarkeit hervor. Alle Zahlen sind integriert, die Strukturen sind vereinheitlich und alle greifen direkt und ohne weitere Aufbereitung in Excel mit einem BI-Tool auf dieselbe Datenbasis zu: „Die Verantwortlichen diskutieren nicht mehr über eine bestimmte Zahl und wie sie zustande kam und ob sie richtig oder falsch ist. Sie diskutieren vielmehr über Inhalte und treffen entsprechend Entscheidungen auf fundierter Basis. Das ist natürlich ein großer Vorteil“, wird betont Strauch.
Da viel gezieltere Fragen gestellt werden können, verbessert sich aus seiner Sicht die Qualität der Datenlage insgesamt kontinuierlich. „Da wir auf Basis der neuen Erkenntnisse Umstrukturierungen vornehmen können, die dann wiederum die Daten verbessern, entwickelt sich das System im Prinzip permanent von selbst weiter“, führt Strauch aus. „Die Konsolidierung ist heute einfach kein Thema mehr. Keiner muss mehr auf Konsolidierungsdaten warten – sie sind einfach da.“ Wichtig sei auch, dass vieles selbstständig in der Fachabteilung möglich ist. „Wir brauchen keine IT-Unterstützung, um Rechenregeln und Strukturen anzupassen, sondern machen das per Drag and Drop einfach selbst. So haben wir in den letzten drei Monaten vier Gesellschaften eingebunden und hatten dabei die Daten bereits im ersten Monat nach dem Kauf problemlos integriert. Und wenn tiefer greifende fachliche oder technische Fragen auftauchen, dann unterstützen uns die Berater von DATA MART schnell und flexibel remote, d.h. wir müssen nicht auf Vor-Ort-Support warten“, so sein Resümee.