Optimierte Geschäftssteuerung im Lebensmittel-Einzelhandel
K+K vertraut auf bewährte Projektmethodik
von DATA MART Consulting
Die 1950 gegründete K+K Klaas & Kock B.V. & Co. KG ist ein familiengeführtes Unternehmen in der Lebensmittelbranche. Heute betreibt das Unternehmen mehr als 215 Verbrauchermärkte mit gut 7.000 Mitarbeitern im Nordwesten Deutschlands. Angrenzend an die Hauptverwaltung im westfälischen Gronau befinden sich das Zentrallager und die 1971 gegründete hauseigene Großmetzgerei drilander.
„Unser warenwirtschaftliches Berichtswesen, das wir seit 1999 aufgebaut hatten, wies mit der Zeit mehrere Schwachpunkte auf. So ließ es unter anderem keine Spannenberechnung auf granularer Ebene, also pro Artikel, pro Filiale und pro Viertelstunde, geschweige denn eine Verdichtung dieser Informationen in verschiedene Richtungen zu. Auch die artikelgenaue Bestandsführung in den einzelnen Märkten war bisher nicht abgedeckt. Damit fehlte uns die Möglichkeit für die aus unserer Sicht erforderliche kurzfristige Steuerung“, erläutert Joachim Klaas (Geschäftsführender Gesellschafter).
Aus diesen Gründen entschied sich K+K zur Einführung eines Data Warehouses. Für die Konzeption und Umsetzung beauftragte K+K das Beratungsunternehmen DATA MART Consulting mit Sitz in Hamburg und Neu-Isenburg aufgrund dessen Erfahrung mit vergleichbaren Projekten.
Im Fokus der Einführung standen mehrere Ziele, die K+K mit der Hilfe des Partners realisieren wollte. Um die angestrebte kurzfristige Steuerung zu ermöglichen, sollten alle relevanten Daten im Data Warehouse (Single Point of Truth) bereitgestellt und sämtliche relevanten Geschäftsprozesse über verschiedene operative Quellen hinweg abgebildet werden. Gewünscht war auch, die Business-Logik für die verschiedensten Problemstellungen definieren zu können, wie z.B. die Preisermittlung mit jeweils spezieller Logik für Obst und Gemüse mit Stück- und Kilowaren, für Bedientheken und Kombiprodukten oder auch für Bestandsfortschreibung, Tonnage, Kilopreis usw. Ebenso sollte es möglich sein, artikelgenaue MHD-Rabatte zu analysieren, die jeweiligen Bestände auf Basis der Warenflüsse zu ermitteln oder nachträgliche Lieferantenvergütungen auf Jahresbasis zu definieren.
Schrittweise zum fertigen Data Warehouse
Die Realisierung des Data Warehouse erfolgte in mehreren Schritten. Zunächst diskutierten die Berater und die Führungsebene von K+K die Unternehmensziele, die fachlichen Anforderungen und die IT-Anforderungen und entwickelten eine Strategie, wie die Informationsbereitstellung im Unternehmen kurz- und langfristig aussehen sollte. Auf dieser Basis wurden die Ziele priorisiert und grobe Phasen definiert. Dies schloss auch die organisatorischen Aspekte ein, also die fachliche Verantwortung und den Betrieb des Data-Warehouse-Systems als Unternehmensprozess.
Jeweils zu Beginn einer Implementierungsphase wurden die Prozesse für die Abbildung der Business-Logik, das Datenqualitätsmanagement und die Synchronisation der verschiedenen Quellen definiert. Gemeinsam mit der IT-Abteilung erfolgte dann die Plattformauswahl für das neue Data Warehouse und die Festlegung der Zielarchitektur und Hardwareausstattung.
Bei der eigentlichen Implementierung wurden zunächst die Kassendaten und anschließend die Warenwirtschaft sowie die Lieferanten angebunden und aufbereitet. Durch die fachliche Detailspezifikation und Modellierung zu Anfang der jeweiligen Implementierungsphasen war hohe Flexibilität gegeben und Erkenntnisse aus den Prozessen konnten laufend in das Design einfließen.
Technisch realisiert wurde das Data Warehouse mit der Microsoft-Plattform SQL Server Integration Services für die Datenbewirtschaftung und OLAP-Cubes für die Analyse und das Berichtswesen. Im letzten Schritt wurden dann gemeinsam mit K+K verschiedene BI-Tools evaluiert. Dies bot den Vorteil, dass die Tools auf den schon fertig modellierten Daten und Strukturen von K+K getestet werden konnten. Entscheidend waren hier vor allem Funktionalität und technische Kriterien, wie z.B. Webfähigkeit, Zugriff ohne separate Metadatenpflege, Mobile-BI-Integration, Berichterstellung und Analyse oder auch die Möglichkeiten der Berichtsverteilung.
Die Wahl fiel schließlich auf Cubeware zusätzlich zum intern eingesetzten Excel mit Online-Zugriff auf das Data Warehouse. Daran schloss sich die Definition zielgruppenspezifischer Berichte und Berichtsinhalte an, die Pilotanwender unterstützt durch Coaching von DATA MART erfolgreich umsetzen. Die Produktivsetzung konnte dann schon autark durch K+K erfolgen.
Steuerung unternehmensweit optimiert
K+K verfügt heute über ein klassisches und skalierbares Data Warehouse, das täglich die Daten und Strukturen der operativen Vorsysteme übernimmt und historisiert. Im Data Warehouse selbst werden alle auswertungsrelevanten Strukturen modelliert, die Business-Prozesse abgebildet und vor allem die Daten aller Quellen geprüft und in einem multidimensionalen Modell zu übergreifenden Kennzahlen verarbeitet.
„Bei der Entscheidungsfindung, aber auch bei der Umsetzung war die Projektmethodik von DATA MART für uns sehr hilfreich, die uns quasi einen roten Faden vorgab. Auf diese Weise konnten wir unsere Hauptzielsetzung, die kurzfristige Steuerung von Einkaufs- und Vertriebsaktivitäten, Marketing und Filialmanagement, verwirklichen.
Nicht zuletzt hat sich auch der Aufwand in den Filialen reduziert, da die Analysen im Data Warehouse offenlegten, wo genau operative Prozesse (Abschreibungen, Schnelltastenverwendung, Bestandsaufnahme usw.) angepasst werden mussten“, erläutert Joachim Klaas. Die Filialbestände werden heute täglich abgebildet und die Warenflüsse zu und zwischen den Filialen können viel transparenter verfolgt werden. Da die Abverkäufe im Data Warehouse je nach Zählzeitpunkt des einzelnen Artikels in jeder Filiale sekundengenau dem Bestand wieder hinzugerechnet werden, wurde auch die bisher sehr aufwendige Jahresinventur deutlich beschleunigt und findet heute im laufenden Betrieb statt.
„Die seitens DATA MART angebotene Kombination aus fachlich-branchenspezifischer und technischer Kompetenz mit einem Coaching-Ansatz für interne Ressourcen erwies sich für uns als äußerst erfolgreich. Insgesamt sind wir sowohl technisch als auch organisatorisch sehr zufrieden mit unserem neuen Unternehmensprozess der Informationsversorgung. Mit unserem Datenqualitätsmanagement und der Abbildung der Business-Logik im Data Warehouse können wir heute auf eine allgemein akzeptierte, einheitliche und tagesaktuelle Grundlage zugreifen, um fundierte operative und strategische Entscheidungen zu treffen“, so das Resümee von Joachim Klaas.
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