​TFL Ledertechnik setzt komplette Lösung für das Konzernreporting um 

​TFL Ledertechnik Gruppe mit Hauptsitz in Weil am Rhein und weltweit rund 1.200 Mitarbeitern ist weltweit einer der führenden Hersteller von Chemikalien für die Lederbehandlung. Das Unternehmen verfügt über Produktionsstätten auf drei Kontinenten und zahlreiche Kundenlabore in 15 Staaten und deckt die komplette Fertigungs- und Wertschöpfungskette der Lederveredelung ab. Seine Kunden sind Gerbereien, die wiederum die Schuh-, Bekleidungs-, Möbel- und Automobilindustrie beliefern.

Bislang gab es bei dem Unternehmen ein getrenntes internes und externes Rechnungswesen auf der Basis von Excel. „Unternehmen unserer Größenordnung können es sich heute aber einfach nicht mehr erlauben, für alle Aufgaben Excel einzusetzen. Wir wollten daher auf ein integriertes System umstellen, das allgemein akzeptiert wird. Es sollte auf jeden Fall ein wissenschaftliches, fundiertes System sein und mit unserem Wachstum Schritt halten können. Außerdem wünschten wir uns mehr Flexibilität und die Möglichkeit, den Jahresabschluss in kürzerer Zeit zu bewältigen“, erläutert Udo Höndges, Leiter Konzernrechnungswesen und betriebliche Steuern bei TFL, die Ausgangssituation.

 
Die Anforderungen an das gesuchte neue System waren vielfältig. So sollte eine gemeinsame Datenbasis erreicht und internes und externes Rechnungswesen verbunden werden und die Integration von Analyse und Reporting gewährleistet sein. Darüber hinaus war die Möglichkeit des Fast Close sowie der parallelen Unterstützung mehrerer Normen für die Rechnungslegung wie HGB und IAS gefordert. „Und auf jeden Fall sollte das gesuchte System durch die Fachabteilungen technisch beherrschbar sein. Wir haben keine eigene große IT-Abteilung vor Ort, so dass es unerlässlich ist, dass diese gegebenenfalls kleinere Erweiterungen selbst vornehmen können“, erläutert Höndges.

Weitere wichtige Entscheidungskriterien waren z.B. Auswertungen, Onlineanalysen und Standardberichtswesen sowie die 100-prozentige Abdeckung der Gesellschaften.
Erfahrungsbericht

„Alles was wir schon in Excel hatten, wurde dort mit der Software mit einem relativ kleinen Mitarbeiterstab abgebildet.“ Umgesetzt hatte diese Lösung das Beratungsunternehmen DATA MART Consulting, das von seinen Niederlassungen in Hamburg und Neu-Isenburg aus die Alleinvertretung für FCRS in Deutschland inne hat. „Beeindruckt hat uns insbesondere die Einheitlichkeit der Lösung und vor allem, dass DATA MART branchenspezifisches Know-how und Projekterfahrung mitbrachte. Was uns letztendlich überzeugt hat, war die Tatsache, dass uns das Beratungsunternehmen sowohl in technischer als auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht unterstützen konnte “, zeigt sich Höndges überzeugt.

Nur vier Monate nach dem endgültigen Projektbeginn im Januar 2003 konnten mit dem Year-End-Closing 2002 im April 2003 die ersten Testabschlüsse bewältigt werden. Der erste produktive Abschluss folgte im Juni 2003 mit dem Monthly-EndClosing für Mai 2003. Letzten Endes konnte das Projekt vom ersten Kontakt bis zur endgültigen Implementierung innerhalb eines einzigen Jahres abgeschlossen werden, wobei rund ein halbes Jahr lediglich drei Mitarbeiter bei TFL temporär damit beschäftigt waren. Seitens TFL ist man daher sehr zufrieden, dass sich sowohl die Kosten für die Softwarelizenzen als auch der externe Beratungsaufwand sehr in Grenzen hielten.

Heute setzt das Unternehmen im Umfeld des externen und internen Rechnungswesens SAP als vorgelagertes ERP-System, FCRS für die Finanzkonsolidierung und die Berichterstellung und MS Office sowie individuell programmierte Software für einige ​nachgelagerte Aufgaben ein. Hierzu werden mit der Software FCRS sämtliche Daten von allen Tochtergesellschaften gesammelt, ein konsolidierter Monatsabschluss erstellt und dem Controlling zur Auswertung zur Verfügung gestellt. Diese Auswertungen erfolgen dabei nicht nur auf rein legaler Ebene, sondern auch auf Bereichsebene und dienen der Unternehmensleitung zur Entscheidungsunterstützung.

Inzwischen sind rund 30 Mitarbeiter in den Tochtergesellschaften mit der bislang nur teilweise automatisierten Datenerfassung und fünf mit der Analyse beschäftigt. Der Schulungsaufwand für das neue System war dabei sehr gering. Eine ausführliche Dokumentation und einige telefonische Nachfragen reichten aus. Schon nach dem zweiten Monat lief laut Höndges alles sehr gut, nicht zuletzt, weil die Software auch eine hohe Validierung vor Ort erlaubt.

„Das System ist sehr flexibel, kann sich sehr schnell an Änderungen der Organisation anpassen und bietet hohe Datensicherheit, weil es keine Redundanz bei der Datenhaltung zulässt – und es wird von unseren Wirtschaftsprüfern akzeptiert. Wir sind daher sehr zufrieden mit der Software und auch mit der Abwicklung des gesamten Projekts, da wir bei DATA MART stets kompetente Ansprechpartner vor uns hatten“, fasst Höndges zusammen. „Die Datenmenge insgesamt hat sich sicher nicht geändert, aber wir sind jetzt in unseren Auswertungen wesentlich flexibler. Da wir jetzt auf der Basis einer OLAP-Datenbank arbeiten, kann damit die komplette Intercompany-Abstimmung – auch im Hinblick auf die Aufwands- und Ertragseliminierung sowie Schuldenkonsolidierung – bewältigt werden. Diese Aufgaben sind jetzt sehr viel einfacher geworden und das System unterstützt uns dabei in sehr hohem Maße.“

Insgesamt wurde bei TFL durch das neue System der Genauigkeitsgrad der zur Verfügung stehenden Informationen erhöht. Wo früher irgendeine Zahl und zwar möglichst schnell gefragt war, steht heute eine möglichst genaue Zahl mit den entsprechenden Hintergrundinformationen zur Verfügung. „Wir können durchaus sagen, dass wir jetzt höhere Genauigkeit in einem gegebenen Zeitrahmen erreichen. Die Software wird von daher mit Sicherheit ein wesentlicher Bestandteil unseres Data Warehouses werden, das wir noch in diesem Jahr aufbauen wollen. Wir gehen davon aus, dass dieses mit seiner breiten Datenbasis die Entscheidungsfindung unserer Geschäftsführung noch besser unterstützen wird“, so das Resümee von Höndges.