Die Unabhängigkeit der Fachabteilung
Schuh- und Accessoirespezialist Görtz erreicht mit neuer Controlling-Lösung mehr Anwenderfreundlichkeit und Datenintegrität
Fast 140 Jahre nach der Eröffnung des ersten 14 qm großen Ladengeschäfts in Hamburg ist die Ludwig Görtz GmbH heute mit rund 280 Filialen und 3.800 Mitarbeitern nicht nur einer der größten Schuheinzelhändler Deutschlands, sondern positioniert sich mit seinen zusätzlichen Online Vertriebswegen als Multichannel-Anbieter.
Bereits 1994 hat sich das Unternehmen von der Großrechnerwelt verabschiedet und ein flexibleres Produkt für das Zentralcontrolling eingeführt, um in den Fachabteilungen unabhängiger von der Unterstützung durch die EDV-Abteilung zu werden. Karsten Reinecke, Bereichsleiter Controlling und Finanzen bei Görtz, berichtet, dass damals die Wahl auf die Lösung von IRI Software fiel. „Mit dem damals noch recht neuen Konzept der Würfeldarstellung im Data Warehousing hatten Anwender viel mehr Möglichkeiten zum Umgang mit den Daten. Außerdem kann die Fachabteilung ein solches Produkt an der Oberfläche und inhaltlich weiterentwickeln und warten. Diese Selbstständigkeit war uns sehr wichtig und ist es noch heute“, so Reinecke.
Software nach 15 Jahren veraltet
Die Lösung, die nach der Übernahme von IRI Software durch Oracle in Oracle Financial Analyzer umbenannt wurde, war von 1994 bis 2009 problemlos bei Görtz im Einsatz. Als feststand, dass die Wartung für das Produkt 2010 endgültig auslaufen würde, nahm das Unternehmen mit Oracle Kontakt auf, um Alternativen zu klären. Es zeigte sich, dass das ebenfalls inzwischen aufgekaufte Produkt Hyperion Planning eine passende Lösung bot. Da die Berater aus Zeiten von IRI Software inzwischen unter dem Namen DATA MART Consulting als Beratungsunternehmen und OraclePartner tätig sind, wurde diese Zusammenarbeit aufgrund der guten Erfahrungen nun fortgesetzt.
„Damit haben wir einen guten Gesprächspartner und Begleiter im Migrationsprozess gefunden. Die Berater kannten unsere Strukturen sehr gut und konnten uns einen schnellen Weg für die Migration aufzeigen. Wichtig war uns dabei, dass die Weiterentwicklung im Wesentlichen in der Fachabteilung erfolgen kann“, erläutert Reinecke. Die neue Lösung sollte außerdem dem stetig wachsenden Komplexitätsgrad und dem damit einhergehenden Anstieg des Auswertungsanspruchs gerecht werden. So waren Ad-hoc-Analysen bislang nur über den Umweg Copy & Paste möglich, da der Oracle Financial Analyzer nicht mehr mit neueren Excel-Versionen kompatibel war. „Diese umständliche Vorgehensweise war mit einer entsprechenden Fehlerquote verbunden.
„Wir wollten daher eine durchgängige technische Architektur sowie eine unternehmensweite Daten-Plattform und einheitliche Administration verwirklichen“, so Reinecke weiter. Wichtig waren dem Team außerdem die Gewährleistung der Datenintegrität, ein systematisches aktuelles Controlling und ein geringer Schulungsaufwand. Es zeigte sich, dass die Migration von Daten und Strukturen mit vertretbarem Aufwand machbar war und die vorhandenen Lizenzen des Altproduktes angerechnet werden konnten – ebenfalls ein wichtiges Entscheidungskriterium.
Projektablauf nach Plan
Nach einem vorbereitenden Workshop im März 2009 wurde innerhalb von nur sieben Monaten mit zweieinhalb Mitarbeitern in der Abteilung die Migration und die Neueinführung von Hyperion Planning abgeschlossen, so dass im Januar 2010 der erste Monatsabschluss im Live-Betrieb abgewickelt werden konnte. Wie geplant, wurde nicht nur die „alte Welt“ vollständig abgebildet, sondern es kamen auch viele Ergänzungen hinzu, u.a. neue Anwendungen wie Webanalyse, Planning, Financial Reporting und Hyperion Essbase.
„Wir holen viel aus dem System heraus, indem wir Hunderte von Business Rules für alle Formen von Kostenumlagen und Rechenregeln hinterlegt haben“, so Reinecke weiter. „Unser wesentlicher Fortschritt ist jedoch, dass wir heute auf der ExcelOberfläche arbeiten können, ohne dass es eigentlich Excel-Daten sind. Die Daten kommen direkt aus dem System und wir können vielfältig damit weiterarbeiten oder sie für Präsentationen aufbereiten. Vor allem in der Budgetplanungsphase, wenn viele Fachabteilungen beteiligt sind, ist diese vertraute Oberfläche von großem Vorteil. Die Verantwortlichen fällt in der Regel gar nicht auf, dass sie sich in Hyperion Planning bewegen“, ist der Controller überzeugt.
Mit der Zeit wurde auch das Thema Währungsumrechnung relevant, da neben einer polnischen Gesellschaft auch eine Schweizer Firma zugekauft wurde. Gemeinsam mit DATA MART wurde hier eine schlanke Lösung gefunden, die sich ebenfalls über die Oberfläche steuern lässt.
Excel-Anbindung erleichtert Arbeit Insgesamt gesehen, sind für den Controller zwei Stichworte für das Projekt relevant, und zwar die Unabhängigkeit der Fachabteilung von der EDV und ganz klar die starke Excel-Anbindung. „Die Möglichkeit, sich in Excel zu bewegen, ist einfach unschlagbar. Alle anderen Sachen nutzen wir schon gar nicht mehr, weil Excel einfach ein Standardtool ist, das jeder kennt und versteht, d.h. da gibt es keine Hemmschwelle. Außerdem sparen wir jetzt bei der Aufbereitung von Daten deutlich Zeit, da kein Datentransport mehr erforderlich ist. Ein weiterer Punkt ist die superhohe Datenstabilität, die wir jetzt haben. Das kannten wir aus dem alten System am Ende nicht mehr“, zeigt er sich zufrieden. Weiterhin vorteilhaft erwähnt er, dass Informationen jetzt zeitnah den entsprechenden Personengruppen zur Verfügung stehen und hilfreiche Kommentierungen bei der Budgetplanung mit erfasst werden können und damit jederzeit papierlos verfügbar sind. Außerdem können Umlagen- bzw. Gemeinkostenverrechnungen abgebildet und grafisch dargestellt werden.
Ein besonderer Pluspunkt bei dem Projekt, der zur schnellen Umsetzung beigetragen hat, ist sicher die langjährige Verbundenheit mit den Beratern von DATA MART. „Die Berater wussten, was wir verkaufen, sie kannten unser Altsystem, unsere Strukturen und sogar bestimmte Begrifflichkeiten aus dem Unternehmen. So konnten wir innerhalb kürzester Zeit wesentliche Entscheidungen treffen und umsetzen. Nicht nur für uns als Mittelständler ist so ein Ansprechpartner auf Augenhöhe, zu dem über 15 Jahre Vertrauen aufgebaut wurde, einfach das Richtige, wenn es um ein solches Projekt geht. Letzten Endes hat diese Zusammenarbeit sich ja auch ausgezahlt, da wir planmäßig live gehen konnten“, so Reineckes Resümee.
Karsten Reinecke,
Bereichsleiter Controlling und Finanzen bei Görtz