ALTANA Pharma setzt neues Konzernreporting ein
Parallele Integration des externen und internen Berichtswesens sowie eines „Fast Close“ auf hohem Qualitätsniveau
ALTANA Pharma, die Pharmagruppe der ALTANA AG, erforscht, entwickelt, produziert und vermarktet innovative und bewährte Arzneimittel. ALTANA Pharma ist mit mehr als 7.700 Mitarbeitern und mehr als 30 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften in Europa, Nord- und Lateinamerika, Südafrika, Australien und Asien tätig und unterhält Forschungs- und Produktionsstandorte in Deutschland und den USA. Das Unternehmen setzt auf Arzneimittel aus eigener Forschung und konzentriert sich auf die Geschäftsfelder Therapeutika, Imaging (Kontrastmittel) und OTC (Selbstmedikation; frei verkäufliche Arzneimittel). Das wichtigste Geschäftsfeld Therapeutika umfasst vor allem verschreibungspflichtige Arzneimittel gegen Magen-Darm-, Atemwegs- und Herz-Kreislauf-Erkrankungen. Hauptsitz des Unternehmens ist Konstanz.
Denys Tretthahn, Head of Department Information Systems/Finance worldwide bei der ALTANA Pharma AG, berichtet, dass das Berichtswesen sowohl organisatorisch als auch technisch in einen internen und externen Bereich getrennt war. „Wir hatten ein Parallelreporting und mussten die Zahlen manuell zwischen dem internen MIS und dem externen System für die Quartals- und Jahresabschlüsse abgleichen.“
„Außerdem war das externe System veraltet, verfügte nur über unzeitgemäße Verarbeitungs- und Darstellungsformen und ermöglichte keine Parallelkonsolidierung nach IAS und US-GAAP. Datensammlung und Konsolidierung waren sehr zeitintensiv und eine durchgängige Prozessdokumentation nicht gegeben.
Darüber hinaus gestalteten sich Datenpflege und -eingabe sehr ineffizient und wir hatten keine Möglichkeit für automatisierte Auswertungen und Analysen“, ergänzt Bernhard Strauch, Head of Department Accounting International.
Die beiden rechtlich selbständigen Divisionen ALTANA Pharma und ALTANA Chemie sowie die ALTANA AG als Holding beschlossen daher, gemeinsam eine neue Lösung für die übergreifende Legalkonsolidierung zu finden, um diese an die erhöhten Anforderungen des internationalen Rechnungswesens anzupassen. Darüber hinaus hatte ALTANA Pharma das Ziel, internes und externes Berichtswesen zu integrieren. Nach intensiven Marktrecherchen, Produktpräsentationen, Workshops und Referenzbesuchen erstellte das Projektteam der IT-Abteilung des Bereichs Finance, in das auch die Fachbereiche sehr eng eingebunden waren, eine Entscheidungsgrundlage, die dann den jeweiligen Finanzvorständen präsentiert wurde. Die Entscheidung fiel auf die Software FCRS (Financial Consolidation and Reporting Software) des französischen Anbieters FRS. Diese Anwendung basiert auf der Softwaretechnologie von Oracle.
„Ausschlaggebend für unsere Entscheidung war schließlich der Referenzbesuch. Es zeigte sich, dass FCRS unsere Konzernstruktur in Bezug auf die Verantwortlichkeiten und die Reportingstruktur innerhalb der Gruppen sehr gut abbilden konnte.
Die Software hat sich außerdem als sehr anwenderfreundlich präsentiert, was die Dateneingabe, Administration und Parametrisierung angeht. Mit der Umsetzung haben wir das Beratungsunternehmen DATA MART Consulting beauftragt, das von seinen Niederlassungen in Hamburg und Neu-Isenburg aus die Alleinvertretung für FCRS in Deutschland inne hat. DATA MART zeigte sich in der Lage, unsere Anforderungen abzubilden und überzeugte uns durch fachliches Know-how“, so Tretthahn weiter. „Letzten Endes erwies es sich sogar als Vorteil, dass wir uns nicht für einen der ganz großen Softwareanbieter entschieden haben. So konnten individuelle Anpassungen und Änderungen, die wir benötigten, von FRS zum Teil sehr schnell umgesetzt werden, was mit einem großen Standardanbieter wahrscheinlich nicht möglich gewesen wäre.“
Das neue System, das den internen Namen SMART (System for Management and Accounting Reports) erhielt, sollte nicht nur ein einheitliches modernes Konsolidierungstool für die ganze Unternehmensgruppe bieten, sondern auch eine Vereinfachung des Konsolidierungs-Workflows mit sich bringen. Insgesamt sollten schlankere und schnellere Konsolidierungs- und Reportingprozesse auf Corporate-Ebene erreicht werden. Dabei stand nicht nur die Geschwindigkeit im Sinne eines „Fast Close“ im Vordergrund, sondern auch die Einhaltung der Rechnungslegungsstandards IAS/IFRS und US-GAAP. Bei ALTANA Pharma kamen noch einige weitere Ziele hinzu, nämlich Integration des bestehenden internen Reportingsystems, Harmonisierung und automatische Abstimmung des internen und externen Reportings und die Automatisierung des gesamten Prozesses von der Dateneingabe bis zum Reporting. Außerdem sollte das neue System die Dateneingabe vereinheitlichen, so dass die Mitarbeiter in einer Oberfläche die internen und externen Zahlen eingeben können. Durch die Integration war es wegen der Anforderungen des internen Berichtswesens notwendig, die Strukturen zu erweitern und detaillierter abzubilden. Das heißt, dass z. B. Produktinformationen auf einer Detaillierungsebene abgefragt werden, die gewöhnlich nicht in einem Konsolidierungssystem enthalten ist. Nach rund einem halben Jahr Projektzeit wurde der Jahresabschluss zum 31. 12. 2003 bereits mit SMART abgewickelt. Zum ersten Quartal 2004 wurde dann erstmals integriert externes und internes Berichtswesen durchgeführt.
Vor Ort in den einzelnen Niederlassungen wurde das Dateneingabemodul von FCRS installiert. Dieses ist mit einer Access-Datenbank verbunden, so dass Zahlen, die eingegeben und verschickt werden, auch lokal in der entsprechenden Währung vorliegen. Vom Aussehen und der Bedienung her ist das Modul ganz ähnlich wie Excel aufgebaut und verfügt über entsprechende Eingabemasken für das interne und externe Reporting. Im Gegensatz zu früher wird bei der Eingabe der Zahlen keine Online-Verbindung mehr zum zentralen Server benötigt, die häufig für Probleme sorgte.
„Heute werden die Zahlen in aller Ruhe eingegeben und erst zur Übertragung die Verbindung zum Server hergestellt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Daten ortsunabhängig einzugeben und per E-Mail zu verschicken. Die in FCRS zusätzlich vorhandene Erfassung über das Web wird zurzeit nicht eingesetzt, wir überlegen jedoch, diese in Zukunft zu nutzen“, erläutert Tretthahn.
Heute können nicht nur die Zahlen für das interne und externe Berichtswesen über eine Oberfläche eingegeben werden, sondern diese werden auch automatisch vom einen ins andere übertragen und bereits vor Ort einer Validierung unterzogen. Mit dieser Verlagerung der Validierung in die einzelnen Niederlassungen werden die Mitarbeiter in der Zentrale entlastet und erhalten mehr Zeit für analytische Auswertungen.
Durch die in FCRS vorhandenen Datenschnittstellen konnte ein weiterer Rationalisierungseffekt erzielt werden. „Die Daten können aus den unterschiedlichen Vorsystemen über die Schnittstelle geladen werden, so dass die Zahlen jetzt größtenteils nicht mehr manuell eingegeben werden müssen“, erläutert Tretthahn. „Die Daten aus den Niederlassungen werden automatisch auf den zentralen FTP-Server kopiert, von wo wir sie über das FCRS-Konsolidierungsmodul auf einen Compaq-Server mit Windows 2000 importieren, aggregieren und konsolidieren. Neue Parametrisierungen für die Niederlassungen werden ebenfalls über den FTP-Server verteilt. Wenn sich die Niederlassungen anmelden, schaut das System selbsttätig nach und lädt bei Bedarf die Parametrisierung oder eine neue Softwareversion herunter“, so Tretthahn. „Vor Ort liegen den Niederlassungen ihre Zahlen nur in Lokalwährung vor. Sie nutzen daher die Möglichkeit, über eine Web-Anwendung auf den Server zuzugreifen, um die Zahlen in Lokal- und Konzernwährung zu betrachten und multidimensionale Analysen zu erstellen.“
Zusammenfassend nennt Tretthahn als Hauptvorteile der neuen Lösung die jetzt gegebene, durchgängige Datenkonsistenz und den stark reduzierten Abstimmungsaufwand. Hinsichtlich der Legalkonsolidierung stehen wesentlich mehr Reporting- und Analysemöglichkeiten zur Verfügung und der Funktionsumfang hat sich stark erweitert. Gleichzeitig sind die gewohnten Funktionalitäten des internen Reportings erhalten geblieben. Der gesamte Prozess von der Dateneingabe bis zur Analyse lässt sich klar abbilden und überwachen. „Ein weiterer für uns wichtiger Punkt ist die im System gegebene Unterstützung bei der Ermittlung von latenten Steuern. Andere Anbieter bieten hier teure Zusatztools an, während in FCRS diese Funktionalität schon enthalten ist. Vor allem aber bedeutet die Validierung der Daten vor Ort durch die Niederlassungen eine erhebliche Verbesserung des Prozesses. Insgesamt gesehen sind wir sehr zufrieden mit SMART, da unsere Anforderungen abgedeckt werden, und würden uns auch heute wieder für FCRS entscheiden. Die Zusammenarbeit mit DATA MART gestaltete sich konstruktiv und professionell“, so das Resümee von Strauch.
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