DATA MART Consulting implementiert bei Novartis eine inkrementelle Währungsumrechnung.
Novartis erreicht mit der Methode der inkrementellen Währungsumrechnung eine Ergebnisrechnung und Kapitalflussrechnung ohne störende Verzerrungen.
Die IFRS-Richtlinien für den Konzernabschluss sehen für die Umrechnung der Berichtskonten von Einzelabschlüssen in Fremdwährung ein möglichst verursachungsgerechtes Währungsumrechnungsverfahren vor. Dies würde die Umrechnung aller unterjährigen Buchungen im Einzelabschluss zum jeweiligen Tageskurs bedeuten.
In der Regel werden jedoch im Konzernreporting die Ergebnisrechnungsdaten und die Bilanzveränderungen von den Gesellschaften als so genannte „Year-to-date“- Werte geliefert, d.h. immer vom 1. Januar des Jahres bis zu dem jeweiligen Reporting-Zeitpunkt in der entsprechenden Lokalwährung. Diese werden dann in die Konsolidierungswährung umgerechnet. Die grundlegende Frage ist jedoch, welcher Kurs hier angesetzt wird – der zum tatsächlichen Zeitpunkt der Transaktion oder der auf den Reporting-Zeitraum bezogene Durchschnittskurs –, da hier erhebliche Unterschiede auftreten können.
Novartis, mit Konzernsitz in Basel (Schweiz), ist 1996 aus der Fusion von Ciba-Geigy und Sandoz hervorgegangen und zählt zu den führenden Unternehmen im Gesundheitswesen. Da der Konzern seinen Geschäftsbericht in US-Dollar publiziert, war er von den Verzerrungen, die mit der „Year-to-date“-Umrechnung auftreten können, in besonderem Maß betroffen. „Schließlich ist es einfach nicht logisch, dass eine Investition, die im Januar getätigt und zum damaligen Kurs umgerechnet wurde, im Dezember einen anderen Betrag in der Konsolidierungswährung in den Büchern ergibt. Daher haben wir uns entschieden, jeden Wert zum Kurs des Monats umzurechnen, in dem die Aktivität stattfand“, berichtet Hans-Jürg Brunner, Head Management Reporting & Systems bei Novartis.
Einen Lösungsansatz für diese Aufgabe hat Novartis zusammen mit dem in Deutschland ansässigen Vertriebs- und Implementierungspartner DATA MART Consulting GmbH umgesetzt. Er umfasst eine Umstellung der Währungsumrechnungsverfahren für Ergebnisrechnung, Bilanz, Kapitalflussrechnung und die Konsolidierungsmaßnahmen.
Lösung: Inkrementelle Währungsumrechnung
„Wir haben konsequent die in der internen Erfolgsrechnung geläufige Umrechnung von Monatswerten zu Monatskursen auf die Bilanzbewegungen und den Cashflow erweitert, allerdings auf der Basis eines vollständigen, verprobten Berichtssatzes mit einer „Year-to-date“- Ergebnisrechnung. Das Verfahren ist so realisiert, dass im Rahmen der Währungsumrechnung aus den Erfolgsgrößen und Bilanzbewegungen zunächst die Veränderung des Berichtsmonats errechnet und diese Veränderung dann – zum Monatskurs umgerechnet – dem Wert der Vorperiode in Konzernwährung hinzugerechnet wird.
Hierfür hat sich der Begriff der inkrementellen, das heißt schrittweise Währungsumrechnung eingebürgert. Damit haben wir genau das gewährleistet, was wir von Beginn an wollten – dass ein einmal eingesetzter Betrag immer den gleichen Konsolidierungswert behält“, so Brunner.
Bei der Umsetzung dieses Konzepts war allerdings der Komplexität und Struktur des integrierten Berichtswesens bei Novartis Rechnung zu tragen. So werden beispielsweise die Hauptformulare, die Bilanz und die Ergebnisrechnung jeden Monat eingeholt, jedoch nicht alle spezifischen Detailformulare, die z.B. nur im Quartal oder zum Jahresende einverlangt werden. Die Akzeptanz der Konzerngesellschaften für ein Berichten von z.B. Anhangsangaben über das ganze Jahr nur wegen einer Umrechnungsmethode in der Zentrale, welche einen konstanten Berichtssatz verlangt, war damals nicht vorhanden. Insofern musste diese Aufgabe technisch gelöst werden: Für die Umrechnung der Positionen in den Detailformularen des Quartals werden entsprechende Positionen im Hauptformular referenziert, um den aus der inkrementellen Umrechnung im Hauptformular resultierenden Kurs auf die Detailformulare anzuwenden. Somit sind die Werte der Quartalsformulare auch in Konzernwährung mit denen der Hauptformulare identisch und ebenso periodengerecht umgerechnet.
Diese Methode bedeutet jedoch eine recht umfassende Rechenarbeit im Konsolidierungssystem. Daher bestanden anfangs Bedenken, dass die Performance des Konsolidierungslaufes darunter leiden könnte. DATA MART konnte diese Herausforderung in der Konsolidierungssoftware CEGID FCRS OLAP Plattform jedoch so umsetzen, dass es praktisch keine Performance-Einbußen gab.
„Die ursprüngliche Angst vor Performanceverlusten hat sich mit der realisierten Lösung in FCRS nicht bestätigt. Die Nachteile der zuvor aus der externen Rechnungslegung übernommenen „Year-to-date“- Durchschnittskurse in der internen Erfolgsrechnung und in der Kapitalflussrechnung sind überwunden, aufwendige Nebenrechnungen zur Quantifizierung dieser Effekte entfallen. Mit dieser Umrechnungsweise haben wir auch erreicht, dass die Wachstumsraten der Geschäftsentwicklung in Lokalwährung, welche auf Gruppenebene publiziert werden, mit denjenigen Werten der Regionen oder der Länder identisch sind. Außerdem erlaubt die Lösung, die inkrementelle Umrechnungsmethode konsequent in allen Konsolidierungsschritten und auf alle Werte den jeweiligen Anforderungen entsprechend anzuwenden, d.h. Bewegungsdaten, Erfolgsgrößen und Kapitalfluss. Somit erfüllen wir die Forderung des Best Practice und erreichen gleichzeitig eine hohe Integration der internen, externen und regionalen Pflichten sowie der Geschäftsbereiche. Das heißt, wir haben alles aus einem Guss in derselben Verarbeitung“, so Brunner.
Die Umstellung der weltweit im Konzern eingesetzten Software auf die neue Währungsumrechnungsmethode erfolgte innerhalb von zwei Monaten nach einer viermonatigen Phase der Konzeption und Simulation. Maßgeblich für den Zeitplan der Umstellung war insbesondere die Berücksichtigung der Reportingstrukturen und angrenzenden Systeme in den verschiedenen Geschäftsbereichen des Konzerns, die innerhalb von CEGID FCRS OLAP Plattform ihre zusätzlichen Reportinganforderungen auf Geschäftsbereichsebene umsetzen.
CEGID FCRS OLAP Plattform verfügt über die parametrisierbare Standardfunktionalität, sämtliche Erfolgsgrößen, sämtliche Bilanz- bzw. Spiegelbewegungen und auch beliebige statistische Positionen mit der inkrementellen Methode umzurechnen. Dasselbe gilt auch für die automatisierten Prozesse im System, wie z.B. die InterCompany-Abstimmung, Verbuchung von Inter-Company-Differenzen, Schuldenkonsolidierung, Kapitalkonsolidierung usw.
Novartis hat es sich zum Ziel gesetzt, im Bereich Konsolidierung und Reporting „best of class“ zu sein und zu bleiben. Dies wird nicht getrieben, aber sinnvoll unterstützt durch die Software, die über die Möglichkeit der flexiblen und autarken Definition der Strukturen und Prozesse innerhalb des integrierten Systems durch die Fachabteilung verfügt.
Keine Differenzierung extern – intern
Nicht zuletzt ist für das Unternehmen auch wichtig, dass bestimmte Aspekte, die im Reporting immer wieder für Probleme mit Analysten sorgten, ad acta gelegt werden konnten. „Wir mussten früher viel Zeit darauf verwenden zu erklären, weshalb eine große Geldbewegung in Schweizer Franken zu ständig wechselnden US-DollarWerten führt, wenn man sie nach der Methode der Jahresdurchschnittskurse umrechnet. Mit der Methode der inkrementellen Umrechnung mit Einzelmonatskursen bleiben die Erfolgs- und Kapitalflussgrößen stabil und entsprechen viel besser den Kursen im Transaktionszeitraum.
Bei generellen großen Währungsbewegungen, wie wir sie mit den US-Dollar in den letzten Jahren erlebt haben, ist der Unterschied der beiden Methoden beträchtlich. Die systemgestützte Lösung von FCRS hat hier wesentlich zur Akzeptanz der Zahlen im Topmanagement beigetragen“, ergänzt Reto Rieder, Teamleader Consolidation in Group FRA bei Novartis.
Novartis wurde mit der Einführung der inkrementellen Währungsumrechnung in die Lage versetzt, seinen Fast-Close-Prozess durch höhere Datenqualität und wegfallende Anpassungen auf Konzernebene in Erfolgsrechnung und Kapitalflussrechnung weiter zu optimieren. Heute ist der Konzern in der Lage, seine Geschäftsberichte in der dritten Januarwoche zu publizieren und gilt damit als führend im Fast-Close.
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